DES E-MAILS AUX TICKETS

Laissez la magie des e-mails opérer avec Freshdesk

Communiquez avec votre centre d'assistance depuis votre boite de réception directement

C'est sûr : fournir un service à la clientèle de qualité depuis un portail d'assistance, c'est le luxe. Mais cette méthode vous oblige à rester cloîtré dans votre bureau devant un ordinateur toute la journée. Non seulement cette situation est très mauvaise pour votre dos mais l'ennui peut s'avérer terrible à supporter. Alors c'est vrai, les applications mobiles existent, mais elles vous obligent encore à rester scotché aux appareils sur lesquels vous les installez. Et les e-mails dans tout ça ? Vous y accédez généralement à toute heure de la journée. Alors on a pensé à quelque chose... et si votre centre d'assistance était pleinement accessible depuis votre boite de réception, tout simplement ?

1. Notifications par e-mail : au service de vos clients, partout où vous voulez !

Il est 20 h, le bureau est fermé et un ticket vient d'être créé. Il faut attendre le lendemain matin pour le traiter. Mais arrêtons-nous une seconde. Et si ce ticket était créé par LE client du siècle ? Et si vous passiez à côté de cette opportunité énorme de faire preuve de professionnalisme, uniquement parce que vous n'étiez pas connecté ? La solution est toute trouvée : on vous envoie un e-mail dès lors qu'un ticket vous est assigné. Avec Freshdesk, vous avez la possibilité de recevoir un avertissement par e-mail dès qu'un ticket vous est assigné. Mais ce n'est pas tout. Vous recevez aussi un e-mail dès que le client vous répond ! Ainsi, vous pouvez profiter d'une pause-déjeuner pour faire un footing, sans avoir à transporter votre bureau sur le dos ni risquer de décevoir un client qui aurait besoin de votre aide précieuse...

2. Répondez aux tickets sans tarder.

Continuons sur le sujet des notifications par e-mail. Imaginez un instant que vous puissiez répondre à un ticket sans quitter votre messagerie. Imaginez encore un peu. Vous êtes coincé dans les embouteillages et un ticket particulièrement urgent vous est assigné. Vous savez que tout ce que vous avez à faire est de rédiger une simple réponse mais malheureusement, c'est tout de suite que vous devez agir. Tout ce que vous avez à portée de main est votre téléphone et son application de messagerie. Avec Freshdesk, il vous suffit de répondre par un simple e-mail à la notification du ticket que vous venez de recevoir et c'est tout. Votre réponse s'ajoute au ticket, votre client reçoit la réponse et se félicite de votre professionnalisme. Un ticket n'est plus un obstacle à vos trajets.

3. Jacques a dit « Ne quitte pas ta messagerie »

Si rien n'est plus simple que de traiter les tickets par e-mail lorsqu'on est à l'extérieur, certaines fonctions, par contre, nécessitent que l'on soit connecté à son portail d'assistance. Disons que vous devez réassigner un ticket, mettre à jour son statut... vous devez ABSOLUMENT vous connecter au portail d'assistance et donc vous installer à votre poste.

En fait, vous pouvez quasiment « parler » à votre centre d'assistance sans quitter votre boite de réception. Cela se passe EXACTEMENT de la même manière que lorsque vous envoyez des réponses à vos clients. Pour tout vous dire, nos clients avouent que notre produit leur a changé la vie. Mais il a aussi ajouté un peu de piment à leur façon de travailler. Nous avons donc élaboré un jeu, le jeu de Jacques a dit. Ajoutez simplement les commandes que vous souhaitez que votre centre d'assistance exécute pour vous dans la commande @simonsays (Simon says = Jacques a dit en anglais). Freshdesk s'occupe de tout. Vous laissez la magie des tickets opérer et votre client reçoit le contenu que vous souhaitiez lui adresser.

4. C'est vous qui recevez directement les e-mails et non l'assistance ? Transférez les e-mails et transformez-les en tickets

Vous et vos clients êtes devenus de bons copains. Bien sûr, c'est bon pour les affaires... Le seul souci, c'est que vos clients vous contactent directement par e-mail et ne passent plus par l'adresse d'assistance. En clair, vous allez devoir vous connecter à Freshdesk, créer un ticket de toute pièce et copier tout le contenu de l'e-mail que vous a adressé votre client. Quelle corvée ! Quelle barbe !

Pas de panique. Notre service spécialement dédié au bonheur des agents est là pour vous aider. Et la solution est toute trouvée ! Et s'il suffisait de transférer cet e-mail à votre adresse e-mail pour que l'incident soit automatiquement enregistré en tant que ticket ? Sans lever le petit doigt. Freshdesk va rechercher dans votre e-mail la personne à l'origine de la requête et créer un ticket tout neuf, avec lignes d'objet et contenu à l'appui. Tout cela à votre place. Vous pouvez même associer plusieurs boites de réception et les gérer à partir d'un seul compte.

5. Épinglez les connaissances à la volée

Dans un monde idéal, les agents de votre équipe d'assistance devraient toujours avoir accès aux mêmes informations mises à jour et synchronisées les unes avec les autres. La réalité est bien différente. Nous en avons conscience. Les entreprises du monde entier s'efforcent de réunir leurs connaissances au sein d'une seule et même base. Mais une question se pose. Comment recueillir toutes les informations conservées dans les boites de réception de chacun de vos agents ? Comment les classer dans une base de connaissances accessible et disponible pour tous les agents ?

Et si vous pouviez transférer ces e-mails précieux à votre centre d'assistance et les convertir automatiquement en connaissances ? Dorénavant, lorsqu'un éclair de génie traverse vos e-mails, il vous suffit de le transférer vers l'adresse e-mail de votre base de connaissances Freshdesk, spécialement créée à cet effet. Votre génie est automatiquement converti en message brouillon, en image, ou autre, que vous pourrez publier la prochaine fois que vous vous connecterez.

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